Digitaal kraamdossier valt uit: geef de kraamverzorgende een veilige noodroute

Praktijkkeuze: maak de eerste vijf beslissingen vooraf

Leg in een korte werkinstructie vast wie de medewerker belt bij een niet bereikbaar dossier, hoe de storing wordt bevestigd en wie beslist of de zorg veilig kan doorgaan. Zorg dat contactgegevens voor de eigen achterwacht en de betrokken verloskundige via een goedgekeurde route bereikbaar zijn. Laat de zorginhoudelijke professional bepalen welke gegevens voor de lopende dienst echt noodzakelijk zijn; een planner hoeft geen volledig kraamdossier via een privébericht door te sturen.

Omschrijf wat de medewerker doet wanneer een belangrijke afspraak of meting niet kan worden nagegaan. Zij gebruikt haar professionele beoordelings- en escalatieroute, neemt bij een acute situatie direct contact op met de passende zorgverlener en noteert welke informatie ontbrak. Een technische storing verandert de klinische taakverdeling niet. Maak geen algemene regel dat ieder bezoek doorloopt of juist wordt afgebroken; beoordeel het concrete veiligheidsrisico.

Tijdelijke notities: klein, beveiligd en terug te vinden

De Autoriteit Persoonsgegevens wees in december 2025 op de extra bescherming van medische gegevens en toegang door bevoegde medewerkers. Kies daarom één door de organisatie goedgekeurde tijdelijke werkwijze, met zo weinig persoonsgegevens als voor de dienst nodig is. Leg vast waar de notitie wordt bewaard, wie haar kan inzien en hoe verlies of onbevoegde inzage wordt gemeld. Een foto van dossierpagina’s op een privételefoon of verzending naar een persoonlijk e-mailaccount is geen vanzelfsprekende noodroute.

Laat de medewerker bij herstel het tijdstip, de waarnemingen, afspraken, contactpersonen en eventuele genomen beslissingen in het juiste kraamdossier opnemen. Maak duidelijk dat later ingevoerde informatie als zodanig herkenbaar blijft; verzin geen eerder digitaal invoertijdstip. Wijs iemand aan die controleert of tijdelijke notities zijn overgenomen en daarna volgens het vastgestelde proces worden verwijderd of opgeborgen. Zo voorkomt de organisatie twee uiteenlopende versies van dezelfde dienst.

Test het proces in een echte dienstsituatie

Oefen met een scenario waarin zowel de mobiele verbinding als het dossier op kantoor tijdelijk onbereikbaar is. Kan een kraamverzorgende zonder losse zoekactie de achterwacht bereiken? Weet de opvolgende medewerker wat er tijdens de storing is gebeurd? Kan de kraamvrouw de later vastgelegde afspraken terugvinden? Noteer na de oefening welke stap vastliep en pas de instructie aan.

Maak onderscheid tussen de storing zelf en een mogelijk datalek. Niet elke onbereikbaarheid betekent dat gegevens zijn gelekt; verlies van tijdelijke aantekeningen of toegang door onbevoegden vraagt wel om beoordeling via de eigen privacy- en incidentroute. De privacyfunctionaris beoordeelt de meldvraag op basis van de feiten. Dit artikel geeft geen automatische meldtermijn voor een specifieke casus.

Werkgeverscheck voor de volgende dienst

Controleer of de noodroute op één plek vindbaar en bij medewerkers bekend is.

• Is een bereikbare eigenaar voor de storing en een zorginhoudelijke achterwacht aangewezen?
• Is duidelijk hoe noodzakelijke informatie bij uitval veilig beschikbaar komt?
• Weet de medewerker wat tijdelijk wordt genoteerd en wat direct moet worden geëscaleerd?
• Is aangewezen wie na herstel aanvult, controleert en tijdelijke kopieën afhandelt?
• Is de werkwijze met een huisbezoekscenario getest en na incidenten herzien?