Scheid dossier, interne rapportage en externe overdracht
Het kraamdossier ondersteunt de verleende zorg en bevat meer informatie dan een volgende organisatie altijd nodig heeft. Interne rapportage aan de kraamzorgorganisatie of afstemming met de verloskundig zorgverlener heeft bovendien een ander doel dan externe overdracht aan de JGZ. Een geldige grond voor het ene proces maakt niet automatisch iedere andere verstrekking toegestaan.
Beschrijf daarom per informatiestroom het doel, de ontvanger, de noodzakelijke gegevens, het kanaal en de verantwoordelijke. Gebruik geen verzameltoestemming voor onbepaalde partijen of toekomstige doelen. Gegevens over een partner, biologische vader of andere gezinsleden vragen een afzonderlijke beoordeling en kunnen niet zonder meer via toestemming van de kraamvrouw worden gedeeld.
Vraag toestemming tijdig en controleer die bij verzending
Leg vóór het einde van de kraamperiode in begrijpelijke taal uit welke informatie naar welke JGZ-organisatie gaat en waarom. Toestemming moet specifiek en aantoonbaar zijn. Bevestig bij de daadwerkelijke overdracht dat toestemming nog geldt en dat ontvanger en gegevensset overeenkomen met wat is besproken.
Een weigering mag niet leiden tot druk of een onvolledige uitleg over mogelijke gevolgen voor continuïteit. Bespreek wat wel kan, documenteer de keuze en organiseer overleg wanneer er een ernstig veiligheidssignaal is. Voor zo'n situatie geldt een afzonderlijke professionele en juridische afweging; laat de medewerker dit niet alleen improviseren.
Verdeel inhoudelijke en uitvoerende verantwoordelijkheid
Regionale geboortezorgafspraken onderscheiden doorgaans het medische deel van de verloskundig zorgverlener en relevante observaties of bijzonderheden uit de kraamzorg. Leg vast wie ieder onderdeel controleert en wie de gezamenlijke overdracht feitelijk verstuurt. Eén verzender betekent niet dat alle andere professionals hun verantwoordelijkheid verliezen.
Wijs daarnaast een eigenaar voor open acties aan. Als de JGZ een vraag terugstuurt of ontvangst niet bevestigt, moet duidelijk zijn wie opvolgt en wie de betrokken zorgverleners informeert. Neem vervanging bij afwezigheid mee, vooral rond dag acht wanneer meerdere dossiers tegelijk worden afgesloten.
Stuur relevante informatie en controleer ontvangst
Werk met een afgesproken minimale gegevensset: identificatie, contact, relevante observaties, uitgevoerde zorg, bijzonderheden, nog open acties en contactgegevens van betrokken zorgverleners. Voeg alleen gegevens toe die de JGZ voor het overdrachtsdoel nodig heeft. Een volledige dossierexport vergroot privacyrisico's en maakt de kern minder vindbaar.
Gebruik een beveiligd regionaal kanaal en registreer verzendmoment, gegevensset, toestemming, ontvanger en ontvangstbevestiging. Stuur medische of sociale informatie niet via privéchat of onbeheerde e-mail. Wanneer techniek uitvalt, moet een vastgelegd noodproces dezelfde identificatie- en ontvangstcontrole behouden.
Maak van dag acht een vaste workflow
Plan vóór afsluiting een gezamenlijke inhoudscheck. Controleer toestemming, ontvanger, relevante bijzonderheden en open acties. Verzend daarna via het afgesproken kanaal en sluit pas af wanneer ontvangst is bevestigd of de escalatieroute is gestart.
Train medewerkers met fictieve casuïstiek en toets steekproefsgewijs op tijdigheid, minimale gegevens, toestemming en eigenaarschap. Gebruik een oude landelijke voorbeeld-samenwerkingsovereenkomst alleen als vertrekpunt; actuele regionale afspraken, systemen en privacybeoordeling blijven bepalend.
- Toestemming is specifiek en actueel.
- Medisch en kraamzorgdeel hebben een herkenbare eigenaar.
- Alleen relevante gegevens worden verzonden.
- Ontvangst en open acties zijn aantoonbaar opgevolgd.
- Veiligheidssignalen hebben een afzonderlijke overleg- en escalatieroute.
Bronnen
- Kennisnet Geboortezorg, voorbeeld samenwerkingsovereenkomst (opent in een nieuw venster)
- Zorginstituut Nederland, Zorgstandaard Integrale Geboortezorg (opent in een nieuw venster)
- Autoriteit Persoonsgegevens, gezondheidsgegevens delen met derden (opent in een nieuw venster)
- Autoriteit Persoonsgegevens, gezondheidsgegevens in een dossier (opent in een nieuw venster)
Bronnen voor het laatst gecontroleerd op 29 augustus 2026.